Rekisteriseloste

CRYO.fi:n rekisteriseloste:

Laatimispäivä 6.1.2011

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Oulun yliopiston roolipelikerho CRYO ry
Osoite: Oulun yliopiston roolipelikerho CRYO ry; Linnanmaa; 90014 Oulun yliopisto
Muut yhteystiedot: hallitus @ cryo.fi (ilman välejä)

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Hallituksen puheenjohtaja (Mikko Hyvönen)
Osoite: Oulun yliopiston roolipelikerho CRYO ry; Linnanmaa; 90014 Oulun yliopisto
Muut Yhteystiedot: pj @ cryo.fi tai hallitus @ cryo.fi (ilman välejä)

3 Rekisterin nimi

Verkkosivujen data

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

CRYO ry:n internetsivuilla on mahdollista luoda käyttäjätunnus cryo.fi-sivuille (Drupal) ja foorumille, kummallekin erikseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa parempaa sisällön kohdennusta ja kommunikaatiota niin CRYO ry:n jäsenille kuin myös muille ihmisille. Osa verkkosivuilla julkaistavasta sisällöstä on tarkoitettu ensisijaisesti ainoastaan CRYO ry:n jäsenille. Foorumilla käyttäjätunnukset mahdollistavat hyvää keskustelua ja paremman foorumin käyttäjäkokemuksen. Käyttäjätunnukset verkkosivuilla mahdollistavat myös erilaisiin epävirallisiin äänestyksiin osallistumisen rajoittaen toivon mukaan esimerkiksi bottien äänestysmahdollisuuksia. Erilaiset käyttäjäryhmät mahdollistavat sisällön räätälöinnin ja erityisoikeudet niille henkilöille, joilla on tarve päivittää verkkosivuja tai tuottaa, editoida tai poistaa niiltä sisältöä.

5 Rekisterin tietosisältö

Mikäli käyttäjä rekisteröityy foorumille tai Drupal-järjestelmään, verkkosivuille tallennetaan vähintään seuraavat käyttäjän antamat tiedot: nimimerkki, salasana ja sähköpostiosoite. Järjestelmä myös kerää automaattisesti dataa järjestelmään hakuja suorittaneista IP-osoitteista.
Verkkosivuille voidaan lisäksi tallentaa nimimerkin yhteyteen tietoja eri käyttäjäryhmiin kuulumisesta, kuten se, onko nimimerkin omistaja CRYO ry:n jäsen tai onko hänellä joitakin erikoisoikeuksia, kuten blogin pitäminen tai järjestelmän ylläpitäjän oikeudet.
Lisäksi verkkosivuille tallennetaan kaikki tai osa niistä tiedoista tai sisällöstä, jota käyttäjä itse lisää sivuille, kuten esimerkiksi kommentteja ja käyttäjän äänestämät vaihtoehdot epävirallisissa tai virallisissa äänestyksissä. Sisältöä voidaan tarvittaessa poistaa tai muokata järjestelmän ylläpitäjien toimesta. Käyttäjätunnus voidaan myös poistaa järjestelmän ylläpitäjien toimesta.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja voidaan saada rekisteröidyltä itseltään. Tieto henkilön kuulumisesta CRYO ry:hyn voidaan saada CRYO ry:n jäsenrekisteristä. Tietoja voi kertyä yhdistyksen toiminnassa.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei säännöllisesti luovuteta eteenpäin.
Tietoja voivat kuitenkin käyttää rekisterinpitäjä CRYO ry:n hallituksen jäsenet ja toimihenkilöt roolipelikerhon toiminnassa (sekä mahdolliset tekniset ylläpitäjät sivuston toimivuuden ylläpitämiseen). Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin mikäli siihen on rekisteröidyn suostumus. Tietoja voidaan myös luovuttaa eteenpäin, jos laki sitä vaatii.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle muuten kuin jos verkkosivuja käyttävä henkilö käyttää järjestelmää verkon kautta EU:n tai ETA-alueen ulkopuoliselta alueelta.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Järjestelmän ylläpitotiedostot on suojattu salasanojen avulla.
CRYO ry:n verkkosivujen ylläpitotiedostoja voivat nähdä ja muokata verkkosivujen ylläpitäjät (joihin voi kuulua esimerkiksi nykyisen tai edellisten hallitusten jäseniä ja edellisiä tai nykyisiä toimihenkilöitä) sekä myös muut sellaiset CRYO ry:n parissa toimivat henkilöt, joiden on tarpeellista näin pystyä tekemään (esimerkiksi sisällön lisäämiseksi verkkosivuille). Kyseiset henkilöt voivat nähdä esimerkiksi henkilön nimimerkin, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen ja käyttäjätunnuksen CRYO.fi:n poll:eissa äänestämät vaihtoehdot (vaikka käyttäjätunnuksen äänestämiskäyttäytyminen ei välttämättä tavallisille käyttäjille näkyisikään).